Jak sprawdzić rzetelność kontrahenta?

Od kontraktów z klientami po zamówienie i serwis ekspresu do kawy. Dokonując każdej transakcji chcesz mieć pewność, że zostanie zrealizowana bez zarzutu. Często jednak nie wiesz, z kim masz do czynienia po drugiej stronie. Wówczas pojawia się pytanie – jak sprawdzić rzetelność kontrahenta?

W praktyce naprawdę warto sprawdzić potencjalnego kontrahenta jeszcze przed nawiązaniem współpracy. Choćby w podstawowym zakresie. W przeciwnym razie ryzykujesz szeregiem negatywnych konsekwencji. Najczęściej spotykanym problemem jest zaleganie przez kontrahenta z zapłatą. Nie dość, że nie wpłynęły środki i nie możesz nimi dysponować, to jeszcze musisz zapłacić należności podatkowe. Stąd już niestety niedaleko do utraty płynności finansowej. Przymusowe dochodzenie zapłaty to kolejne wydatki (wpis sądowy, ewentualna pomoc prawna). Zatem jak zminimalizować ryzyko natrafienia na nierzetelnego kontrahenta?

Oficjalne rejestry

Na początek warto sprawdzić, czy ta osoba faktycznie prowadzi działalność w deklarowanym obszarze. Podstawowe rejestry, do których możesz sięgnąć to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (dla jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych) oraz Krajowy Rejestr Sądowy (dla spółek z o.o., spółek jawnych, spółek komandytowych, innych spółek handlowych, fundacji, stowarzyszeń itp.). W CEiDG sprawdzisz m.in., czy działalność jest aktywna, czy zawieszona. W KRS sprawdzisz, czy dany podmiot regularnie składa w sądzie obowiązkowe sprawozdania finansowe.

Samą treść sprawozdań finansowych możesz przejrzeć w sądzie rejonowym – wydziale Krajowego Rejestru Sądowego właściwym dla siedziby kontrahenta. W czasach pandemii jest to jednak utrudnione. Od pewnego czasu funkcjonuje za to oficjalne Repozytorium Sprawozdań Finansowych (strona dostępu , rządowa strona informacyjna), gdzie uzyskasz dostęp do konkretnych danych finansowych podmiotu.

Kolejnym tego typu rejestrem jest wykaz podatników VAT, ale informacji o statusie podmiotu na gruncie podatku od towarów i usług na wniosek powinien nam także udzielić urząd skarbowy. Dobrze jest zażądać od przyszłego kontrahenta okazania dokumentów rejestrowych – choćby po to, by potwierdzić, że są one zgodne z aktualnym stanem w rejestrach online.

Dane kontaktowe

Jeśli potwierdzimy, że dany podmiot istnieje w takich rejestrach, kolejnym krokiem winno być sprawdzenie jego faktycznego funkcjonowania. Wystarczy, że napiszemy do takiego podmiotu maila czy zadzwonimy na podany w Internecie numer telefonu.

Możesz oczekiwać podania przez kontrahenta w umowie miejsca zamieszkania oraz PESEL (w przypadku osób fizycznych). Podanie tych danych ułatwi Ci w przyszłości przymusowe dochodzenie od takiej osoby spełnienia zobowiązania, jeśli zajdzie taka konieczność (dane te powinny znaleźć się w pozwie sądowym). 

Opinie klientów

Warto również przejrzeć opinie, które na temat naszego kontrahenta zostawili w sieci inni internauci. Takie informacje najczęściej znajdziemy bezpośrednio w Google i na Facebooku.

Lista dłużników

Niekiedy można trafić także na informacje ze stron internetowych publikujących listę zadłużonych podmiotów. W większości przypadków uzyskanie szczegółowych wiadomości w tym zakresie to jednak opcja płatna.

Od 1 lipca 2021 r. ma ruszyć Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). Rejestr ma być oficjalnym źródłem informacji o podmiotach niewypłacalnych, zagrożonych niewypłacalnością lub podmiotach, wobec których umorzono bezskuteczną egzekucję (tj. toczyła się egzekucja, ale nie było majątku, z którego można byłoby zaspokoić wierzyciela). KRZ ma być udostępniony na stronie internetowej Ministra Sprawiedliwości. Rejestr ten ma być jawny, a sprawdzenie w nim danych ma być bezpłatne. Rozwiązanie wzbudza kontrowersje, między innymi co do ochrony danych, ale póki co plan wprowadzenia KRZ pozostaje aktualny.

Certyfikaty i nagrody

Wiarygodności podmiotom gospodarczym dodaje posiadanie przez nie certyfikatów, referencji czy nagród konsumenta. Tutaj trzeba być jednak ostrożnym i kierować się certyfikatami, co do których są ściśle określone i obiektywne kryteria. Referencje kontrahent może bowiem uzyskać od znajomych czy przyjaciół, a niektóre certyfikaty i nagrody – po prostu kupić.

Nawet jeśli wszystkie powyższe czynności potwierdziły, że kontrahent jest wiarygodny i zapewne rzetelny, warto pozostawać czujnym. Na początku lepiej wybierać bezpieczne rozwiązania, np. zapłata zaliczki w miejsce odroczonego terminu płatności – aby nie zostać bez towaru i bez pieniędzy.

Przydatne adresy:

Żródło zdjęcia: https://pexels.com/

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz mieć dostęp do bezpłatnych materiałów dotyczących prowadzenia biznesu, napisz proszę krótki mail na adres kontakt@legelex.eu.

Jeśli chcesz na bieżąco otrzymywać informacje o nowych wzorach i aktualnościach prawnych, zapisz się na newsletter.

Cześć! Nazywam się Magda Parzyszek. Jestem radcą prawnym.

Od kilkunastu lat doradzam przedsiębiorcom, jak bezpiecznie zakładać, rozwijać i przekształcać ich biznesy. Więcej dowiesz się w zakładce O mnie.

Jeśli chcesz na bieżąco dostawać wskazówki prawne dla biznesu, bezpłatne wzory i materiały, zapisz się na newsletter.