Legalna strona firmowa na Facebooku i Instagramie

Jeśli Twoja firma ma profil na Facebooku lub Instargamie, nawet jeśli nic nie sprzedajesz za pomocą tych mediów, jest parę rzeczy, o których musisz wiedzieć, aby działać w social media legalnie.

Strona firmowa na Facebooku i Instagramie a RODO

Nie ulega wątpliwości, że Facebook to administrator danych osobowych. Tyczy się to zarówno samego portalu Facebook, jak i serwisu Instagram, jako że ten ostatni stanowi od kilku lat własność Facebooka. Dlaczego pełni on rolę administratora danych osobowych? Ponieważ zbiera je, przechowuje, a także wykorzystuje dla swoich celów. Facebook i Instagram mają własne cele, a Ty własne. Dlatego tworząc stroną firmową, w wypadku zbierania danych osobowych, będziesz osobnym administratorem.

W związku z tym na stronie firmowej na Facebooku, choćby w formie przypiętego posta, powinieneś zamieścić politykę prywatności. Polityka prywatności powinna określać, kto jest administratorem danych osobowych (Ty), w jakim celu zbierasz dane osobowe, rodzaj zbieranych danych, okres ich przechowywania, sposoby kontaktu z Tobą oraz uprawnienia osoby, której te dane dotyczą. Zwykle wśród tych uprawnień wymienia się prawo do uzupełnienia, zmiany oraz do żądania usunięcia danych w każdym czasie.

Inną formą zamieszczenia klauzuli informacyjnej i polityki prywatności będzie odwołanie do nich na zewnętrznej stronie internetowej Twojej firmy. Jest opcja w ustawieniach dedykowana temu celowi. Wystarczy w menu: Edytuj informacje o stronie -> Zasady ochrony prywatności wkleić link do swojej polityki prywatności, opublikowanej w sieci. Ważne, by na stronie firmowej na Facebooku dostęp do klauzuli i polityki prywatności był zrozumiały, widoczny i czytelny.

W przypadku, gdy ktoś kontaktuje się z Tobą za pośrednictwem strony firmowej przez Facebook Messengera, Instagram, wspólny dla tych serwisów menadżer stron czy bota możesz przekazać osobie kontaktującej się z Tobą klauzulę informacyjną i odnośnik do polityki prywatności. Praktyczniejszym rozwiązaniem będzie poinformowanie w ramach wspomnianej wcześniej polityki prywatności, o tym, że na potrzeby odpowiedzi na przesłane wiadomości będziesz przetwarzać dane osobowe.

Korzystając z narzędzi biznesowych Facebooka oraz Instagrama akceptujesz regulamin, z którego wynika, że będąc użytkownikiem tych mediów, akceptujesz przetwarzanie danych osobowych Twoich obserwatorów.

Reklama i marketing na Facebooku oraz Instagramie

Reklama i marketing na Facebooku oraz Instagramie nie trafiają do personalnie określonych odbiorców, Tworząc reklamy możesz jednak zawęzić grono ich odbiorców do osób konkretnej płci, w danym przedziale wiekowym, mieszkających na konkretnym obszarze i mających sprecyzowane zainteresowania. To całkiem sprecyzowany zestaw informacji na temat odbiorców Twojej reklamy. Podobnie działa to w zakresie statystyk dotyczących treści, które umieszczasz na swojej stronie firmowej na Facebooku i Instagramie. Czy jest to przetwarzanie danych osobowych? Dopóki kryteria zawężania nie pozwalają zidentyfikować konkretnej osoby, nie. Z tych statystyk dowiesz się m. in. jakiej płci, w jakim wieku i skąd ludzie Cię obserwują. Prawdopodobnie nie zidentyfikujesz jednak konkretnej osoby.

Konkurs i promocja na Facebooku oraz Instagramie

Wiele kontrowersji i wątpliwości od lat budzą konkursy i promocje organizowane na Facebooku czy Instagramie. Często nie mają one swoich regulaminów albo polegają na polubieniu, skomentowaniu i udostępnieniu danego posta. FB i Insta do tej pory nie wprowadziły dedykowanych rozwiązań, aby taki konkurs przeprowadzić z łatwością, jednak są sposoby, aby w sposób praktyczny i nieobciążający odbiorców przeprowadzić konkurs zgodnie z prawem.

Konkurs czy promocja powinny posiadać swój regulamin. Absolutne minimum, które powinno się znaleźć w regulaminie to dane organizatora konkursu (promocji) i fundatora ewentualnej nagrody, warunki uczestnictwa (w tym ewentualne ograniczenia wiekowe – min. 18 lat czy terytorialne), zasady konkursu (promocji), czas trwania, sposób wyłonienia i ogłoszenia zwycięzców czy osób mogących skorzystać z promocji.

Mile widziane byłyby również – charakterystyka nagrody i zaprezentowanie sposobu jej odbioru czy możliwość składania ewentualnych reklamacji i procedura ich rozpatrywania.Przy takiej minimalnej wymaganej treści da się zawrzeć regulamin w samym wpisie rozpoczynającym akcję promocyjną / konkurs i to rozwiązanie bym rekomendowała.

Dodatkowo, warto pomyśleć jak zabezpieczyć się na niechciane sytuacje, np. wprowadzając do regulaminu zapis o nieuwzględnianiu w konkursie autorów wypowiedzi niezgodnych z prawem, które dla przykładu są obraźliwe, wulgarne, promują przemoc, agresję i inne podobne zachowania, choćby wypowiedzi te spełniały pozostałe kryteria konkursowe. Szczegóły dotyczące treści niezgodnych z prawem określają Standardy społeczności Facebooka.

Nieodzownym elementem regulaminu są także kwestie związane ze zbieraniem, przechowywaniem i przetwarzaniem danych osobowych. Znów należy więc określić omawiane już wcześniej kwestie – administratora danych osobowych, cel zbierania danych, zakres zbieranych danych, sposoby ich przetwarzania czy możliwość uzupełnienia, zmiany bądź usunięcia danych w każdym czasie. Można to zrobić poprzez odesłanie do wspomnianej wcześniej polityki prywatności.

Istotne też, by regulamin zakładał, iż wzięcie udziału w konkursie czy promocji stanowi dorozumianą akceptację regulaminu konkursu. W mediach społecznościowych nie będzie czasu ani miejsca na osobne akceptacje. Ludzie po prostu wrzucą komentarz lub post.

Warto wspomnieć jeszcze słowo więcej o zasadach konkursu i zasadach wyłonienia zwycięzcy. Otóż niezgodne z regulaminem Facebooka jest organizowanie konkursów czy promocji polegających na polubieniu, udostępnieniu czy skomentowaniu posta. Wszystko dlatego, że konkurs i promocja mają odbywać się w miejscu ich organizacji, a więc w tym przypadku – na stronie firmowej na Facebooku czy odpowiednio na Instagramie. Jakikolwiek etap nie może być realizowany w innych miejscach, szczególnie na prywatnych profilach osób biorących udział w konkursie czy promocji.

W przypadku Instagrama mały wyjątek stanowi stosowanie hashtagów Można wymagać użycia ich w postach konkursowych w określonej formule – np. #konkursprawniczy – aby umożliwić znalezienie i weryfikację tych postów. 

W końcu samo wyłonienie zwycięzcy konkursu musi opierać się o realizację i spełnienie konkretnie kryteriów, a nie na zasadzie losowania. Wówczas byłby to nie tyle konkurs, co loteria, a do jej przeprowadzenia wymaga się zezwolenia właściwej izby administracji skarbowej. Przeprowadzenie loterii bez zezwolenia grozi wysoką karą grzywny.

Podatek od nagrody

Musisz jeszcze pamiętać, że jako na organizatorze konkursu, ciąży na Tobie obowiązek odprowadzenia zryczałtowanego podatku w wysokości 10% ceny rynkowej brutto nagrody. Dawniej często dało się skorzystać ze zwolnienia, jeśli jednorazowa wartość nagrody nie przekraczała 2 000,00 zł. Warunkiem było jednak prowadzenie konkursu przez środki masowego przekazu, takie jak telewizja, radio, prasa czy portale internetowe. Dziś organy skarbowe coraz częściej stoją na stanowisku, że samo prowadzenie konkursu przez środki masowego przekazu nie wystarczają do skorzystania ze zwolnienia. Ich zdaniem zwolnienie winno przysługiwać tylko w tych konkursach, których bezpośrednim organizatorem są wspomniane środki masowego przekazu.   

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz mieć dostęp do bezpłatnych materiałów dotyczących prowadzenia biznesu online, napisz proszę krótki mail na adres kontakt@legelex.eu.

Jeśli chcesz na bieżąco otrzymywać informacje o nowych wzorach i aktualnościach prawnych, zapisz się na newsletter.

Podstawy prawne

Żródło zdjęcia: https://pexels.com/

Cześć! Nazywam się Magda Parzyszek. Jestem radcą prawnym.

Od kilkunastu lat doradzam przedsiębiorcom, jak bezpiecznie zakładać, rozwijać i przekształcać ich biznesy. Więcej dowiesz się w zakładce O mnie.

Jeśli chcesz na bieżąco dostawać wskazówki prawne dla biznesu, bezpłatne wzory i materiały, zapisz się na newsletter.