Powoływanie i odwoływanie członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to chleb powszedni dla przedsiębiorców prowadzących działalność w tej formie. Co w tym temacie wydaje się oczywiste, a takim nie jest? Jak nie „zapomnieć” odnowić kadencji i nie zostać z brakiem najważniejszego organu?
Organy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Zarząd to podstawowy (obok Zgromadzenia Wspólników) organ w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Są to dwa organy, które muszą istnieć niezależnie od specyfiki spółki.
Pozostałe organy, czyli rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mogą, ale nie muszą zostać powołane w typowej sp. z o.o. Obowiązkowo jeden lub drugi należy powołać tylko w wypadku, gdy kapitał zakładowy spółki przewyższa kwotę 500 000,00 zł, a wspólników jest więcej niż 25.
Funkcje zarządu w spółce z o.o.
Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest organem wykonawczym, to znaczy podejmuje decyzje w imieniu spółki, reprezentuję spółkę i jest uprawniony do prowadzenia spraw spółki. Składa się on z jednego lub większej liczby członków, w zależności od tego co stanowi umowa spółki. W skład zarządu mogą wchodzić wspólnicy lub osoby spoza ich grona.
Reprezentacja spółki oznacza, że zarząd podejmuje za spółkę czynności „na zewnątrz” – w stosunku do osób trzecich” (zawiera umowy, składa deklaracje, bierze udział w postępowaniach sądowych i administracyjnych). Zarząd jest jednocześnie organem właściwym do podejmowania wszystkich decyzji wewnętrznych, tj. dotyczących funkcjonowania spółki. Jest zasadą, że wszystkie czynności, które nie zostały zastrzeżone do kompetencji innych organów, należą do zarządu. Czynności, które podejmie zarząd wywołują dla spółki bezpośrednie skutki. Umowa spółki stanowi, czy do skutecznego podejmowania działań wystarczy działanie jednego z członków zarządu, czy konieczne jest współdziałanie dwóch / trzech lub większej liczby członków zarządu łącznie albo też np. członka zarządu wraz z prokurentem.
Sposób powołania członka zarządu
Ogólne zasady powoływania członków zarządu w sp. z o. o. reguluje kodeks spółek handlowy. Zgodnie z tymi zasadami, kompetencje do powoływania członków zarządu ma zgromadzenie wspólników bezwzględną większością głosów. Warto przy tym pamiętać, że zgromadzenie powołuje poszczególnych członków do zarządu, a nie „zarząd” jako organ. Dlatego najczęściej przygotowuje się odrębne uchwały o powołaniu osoby XY na stanowisko członka zarządu. Uszczegółowienie lub zmiana ogólnych zasad powoływania członków zarządu powinny być zawarte w umowie spółki (lub uchwale wspólników).
Możliwe jest na przykład:
- wskazanie odmiennych warunków głosowania podczas wyboru członka zarządu (np.: kwalifikowana większość głosów, określone kworum);
- nadanie jednemu lub niektórym wspólnikom uprawnienia do wskazywania kandydatów lub powoływania członków zarządu;
- przyjęcie zasady, że wybór członków zarządu nastąpi w drodze konkursu lub innego postępowania kwalifikacyjnego. Powinny zostać wówczas wprowadzone odpowiednie regulacje, które wskazywać będą szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego na stanowisko członka zarządu.
Jeżeli w spółce istnieje rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, możliwe jest przydzielenie kompetencji do wyboru zarządu właśnie tym organom.
Trwanie i wygaśnięcie mandatu
Osoba powołana na stanowisko członka zarządu pełni swoją funkcję do czasu odwołania lub do czasu wygaśnięcia mandatu.
Często zapomina się o zasadzie ogólnej wynikającej z Ksh, że w braku odmiennych postanowień umowy spółki mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Często zdarza się jednak, że w umowie spółki tych postanowień brak, a wspólnicy spółki nie dopełnią obowiązku odnowienia mandatów członków zarządu przy zatwierdzaniu sprawozdania finansowego. Może się tak zadziać np., gdy mandaty są wieloletnie i nie trzeba o tym pamiętać przy każdym zamknięciu roku obrotowego.
Skutki mogę być bardzo poważne. W przypadku nieodnowienia mandatu, spółka zostaje pozbawiona organu uprawnionego do jej reprezentacji (lub powstaje tzw. organ kadłubowy składający się z mniejszej liczby członków niż przewidziana w ustawie lub umowie czy statucie spółki).
Braki w składzie organu, który powinien reprezentować spółkę (całkowite albo częściowe) prowadzą do paraliżu w prowadzeniu spraw spółki. Często niestety uświadomionego po czasie. Jeśli za spółkę działały osoby, którym już wygasł mandat, czynności przez nie dokonywane są nieskuteczne.
Niedawno za sprawą orzeczeń Sądu Najwyższego i wypowiedzi prawników pojawił się pomysł na „naprawienie” takiej sytuacji poprzez zastosowanie do czynności dokonanych przez osobę działającą jako członek zarządu, a jednak nie posiadającą formalnie mandatu odpowiednio przepisów o osobie działającej jako pełnomocnik bez umocowania. Stosuje się wtedy następcze potwierdzenie przez spółkę czynności dokonanych przez taki niekompletny organ. Jest to na razie rozwiązanie nieugruntowane i nie da się go zastosować we wszystkich sytuacjach. Poza tym – wyobraźcie sobie ponowne podpisywanie umów zawartych np. na parę miesięcy wstecz.
Dlatego, jeśli przewidujemy kontynuację pełnienia funkcji z roku na rok przez te same osoby, najwygodniejszym rozwiązaniem jest postanowienie w umowie spółki, że członków zarządu powołuje się bezterminowo. Wtedy mandat trwa aż do podjęcia przez wspólników (ew. inny uprawniony organ) decyzji o zmianie.
Odwołanie członka zarządu
Zgodnie z zasadami ogólnymi z Ksh, członek zarządu, tak samo jak w przypadku powoływania, odwoływany jest uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Członek zarządu może być odwołany w każdym czasie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Członek zarządu może być zatem odwołany w dowolnym momencie przed wygaśnięciem mandatu. Zgromadzenie wspólników nie musi uzasadniać swojej decyzji ani wyjaśniać byłemu członkowi organu, dlaczego zdecydowało się na taki krok. W umowie spółki mogą zostać zapisane inne postanowienia regulujące kwestię odwołania członków zarządu, w szczególności ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów. „Ważne powody”, na jakie (przykładowo) zwraca uwagę ustawodawca każdorazowo zależeć będą od woli umawiających się stron umowy spółki, aczkolwiek w praktyce będą one sprowadzać się najczęściej do zdarzeń obiektywnie uniemożliwiających pełnienie funkcji, jak np.: długotrwały wyjazd za granicę, zajmowanie się interesami konkurencyjnymi, czy naruszenie umowy spółki lub działanie na szkodę spółki.
Co do zasady członek zarządu jest odwoływany uchwałą wspólników, jednak można w tym zakresie wprowadzić pewne modyfikacje za pomocą odpowiednich postanowień zawartych w umowie spółki. Oznacza to delegowanie kompetencji w zakresie możliwości odwołania członka zarządu np.: na radę nadzorczą, czy poszczególnych wspólników z osobna podobnie jak przy powoływaniu.
Skuteczność powołania i odwołania członka zarządu
Powołanie i odwołanie członka zarządu wywołuje skutek natychmiastowy, chyba że uchwała o odwołaniu określa inny termin odpowiednio podjęcia i zakończenia sprawowania funkcji (przy czym nie jest możliwe powołanie lub odwołanie z datą wsteczną).
W przypadku powołania, aby członek zarządu został wpisany do KRS, musi wyrazić w formie oświadczenia zgodę na takie powołanie. W przypadku odwołania nie ma znaczenia, czy odwoływany członek zarządu zgadza się z odwołaniem. Odwołanie jest skuteczne, nawet zanim członek zarządu się o nim dowiedział (dla skuteczności odwołania nie jest konieczne potwierdzenie przyjęcia do wiadomości przez członka zarządu.Wpis zmiany w składzie zarządu do KRS ma skutek jedynie deklaratoryjny, co oznacza, że stanowi tylko ujawnienie w rejestrze faktu zmiany składu zarządu, która już skutecznie nastąpiła.
Podstawy prawne
- Ustawa z 15.09.2000 Kodeks spółek handlowych
Źródło zdjęcia: Phil Desforges @unsplash
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz mieć dostęp do bezpłatnych materiałów dotyczących prowadzenia biznesu, napisz proszę krótki mail na adres kontakt@legelex.eu.
Jeśli chcesz na bieżąco otrzymywać informacje o nowych wzorach i aktualnościach prawnych, zapisz się na newsletter.
PRZECZYTAJ POWIĄZANY ARTYKUŁ:
5 pomysłów na korzystne skonstruowanie sp. z o.o.
Cześć! Nazywam się Magda Parzyszek. Jestem radcą prawnym.
Od kilkunastu lat doradzam przedsiębiorcom, jak bezpiecznie zakładać, rozwijać i przekształcać ich biznesy. Więcej dowiesz się w zakładce O mnie.
Jeśli chcesz na bieżąco dostawać wskazówki prawne dla biznesu, bezpłatne wzory i materiały, zapisz się na newsletter.