Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to rodzaj kapitałowej spółki handlowej bardzo popularny zarówno w Polsce, jak i w innych krajach świata. W tym artykule znajdziesz najważniejsze zagadnienia związane z tą formą prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawowe informacje
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada osobowość prawną, a więc jest odrębnym od wspólników podmiotem praw i obowiązków. Może być założona choćby przez jednego wspólnika, z jednym wyjątkiem – spółki z o.o. nie może założyć wyłącznie inna, jednoosobowa spółka z o.o. Założycielami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą osoby fizyczne lub osoby prawne i to bez względu na swoje obywatelstwo czy siedzibę.
Jak wskazuje nazwa tej formy prowadzenia działalności, pozwala ona na ograniczenie odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki.
Do założenia spółki z o. o. wymagany jest kapitał zakładowy, wynoszący co najmniej 5 000 zł.
Powstanie spółki
Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zawiązuje się w formie aktu notarialnego poprzez zawarcie umowy spółki (jeśli wspólników jest dwóch lub więcej) albo spisanie aktu założycielskiego (jeśli wspólnik jest jeden). Dla uproszczenia dalej posługuję się sformułowaniem „umowa” lub „umowa spółki” dla każdego z tych przypadków. Umowa, poza tym, że powinna mieć formę aktu notarialnego, musi obowiązkowo zawierać następujące informacje:
- firma (dowolna, ale niewprowadzająca w błąd nazwa z oznaczeniem spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka z o. o. bądź sp. z o. o.);
- siedziba (siedzibą jest miasto, nie konkretny adres);
- przedmiot działalności (posiłkuj się aktualnymi kodami PKD, można je znaleźć na kilku stronach, m.in. na rządowej https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd);
- wysokość kapitału zakładowego (obecnie minimum 5 000 zł);
- czy wspólnik może mieć więcej niż 1 udział (jeśli tak, a tak jest w 99% przypadków, wartość wszystkich udziałów powinna być równa); informacja ta nie musi być podana wprost w osobnym przepisie, wystarczy, że przypiszesz któremukolwiek wspólnikowi liczbę udziałów większą niż 1;
- liczba i wartość udziałów przypadająca na poszczególnych wspólników (jednostkowa wartość udziału nie może być mniejsza niż 50 złotych);
- czas trwania spółki (może być oznaczony, wówczas podajemy datę końcową, lub nieoznaczony).
Jeśli chodzi o wybór nazwy (firmy) spółki, trzeba naturalnie uwzględnić to, jakie spółki czy marki, są już na rynku. Nie będzie dopuszczalne założenie spółki o nazwie identycznej lub łudząco podobnej do innej, już funkcjonującej w danej branży i na danym obszarze. Naturalnie nie będzie też możliwe użycie bez zgody właściciela nazw zastrzeżonych, typu Coca-Cola, Mercedes-Benz, Rossmann. Polecam w tym zakresie zrobić choćby podstawowe badanie, wpisując interesujące nas hasło w wyszukiwarkach Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej (https://uprp.gov.pl/pl/wyszukiwarki) i Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (https://euipo.europa.eu/ohimportal/pl/databases).
Wraz ze sporządzeniem umowy spółki powstaje tzw. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Spółka w organizacji może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, a nawet zatrudniać pracowników. W chwili swojego powstania, docelowa spółka z o. o. z mocy prawa przejmie wszystkie prawa i obowiązki spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.
Następnie przychodzi czas na wniesienie kapitału zakładowego. Jeśli wkłady mają charakter pieniężny, robi się to gotówką do kasy spółki lub przelewem na jej rachunek bankowy. W przypadku wkładów niepieniężnych przenosi się własność określonych praw czy przedmiotów na spółkę. Kolejny etap to przygotowanie pozostałych wymaganych dokumentów – m.in. listy wspólników, listy ich adresów do doręczeń, oświadczenia o wniesieniu kapitału zakładowego czy oświadczenia o statusie cudzoziemca.
Wszystkie te dokumenty załącza się do wniosku i składa do Krajowego Rejestru Sądowego. Można dokonać tych formalności również z wykorzystaniem internetowego systemu eKRS. Wówczas nie ma konieczności zachowania formy aktu notarialnego, opłata wynosi 350 złotych zamiast 500 zł za tradycyjną formę, a rejestracja spółki możliwa jest nawet w jeden dzień.
Co istotne, w momencie złożenia wniosku do KRS powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (używając jej nazwy np. w umowach / pismach, trzeba dodać na końcu „w organizacji”).
Poza tymi kwestiami nie ma wielu formalności. KRS automatycznie zawiadomi Zakład Ubezpieczeń Społecznych o powstaniu spółki. Wspólnicy, podobnie jak członkowie zarządu pochodzący z powołania, nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Inaczej jest w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. – jej wspólnik w terminie 7 dni od rejestracji spółki powinien zgłosić się jako płatnik składek za samego siebie co najmniej z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.
Organy spółki
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada dwa albo trzy organy. Pierwszy to organ podejmujący strategiczne, długofalowe decyzje – zgromadzenie wspólników. Drugi to organ wykonawczy, czyli zarząd spółki. Trzeci zaś to organ kontrolny – rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna. Obowiązkowymi organami zawsze są zgromadzenie wspólników oraz zarząd spółki. Powołanie organów kontrolnych zależy od decyzji wspólników, chyba że kapitał zakładowy przekracza kwotę 500 tysięcy złotych, a wspólników jest więcej niż 25. Wówczas organ kontrolny powołuje się obowiązkowo.
Reprezentacja i prowadzenie spraw spółki
Do reprezentacji spółki w relacjach zewnętrznych (np. w umowach z innymi podmiotami, sporach przed sądem, postępowaniach przed organami administracji) upoważniony jest zarząd spółki. Sposób reprezentacji można określić z dużą dozą swobody. Standardowo stosowanym rozwiązaniem jest dokonywanie czynności w imieniu spółki przez każdego członka zarządu samodzielnie bądź przez dwóch członków zarządu działających łącznie. Niekiedy powołuje się też prokurenta. Prokurent jest pełnomocnikiem upoważnionym do podejmowania decyzji w codziennych, bieżących sprawach spółki. Może ją reprezentować samodzielnie albo łącznie z członkiem zarządu. W braku uregulowania sposobu reprezentacji w umowie spółki, zdecydują przepisy KSH – do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane będzie współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
W kwestii stosunków wewnętrznych, niektóre najważniejsze sprawy dotyczące spółki są zastrzeżone dla wspólników, a decyzje w tych sprawach zapadają w formie uchwał. Dla przykładu, uchwały wspólników wymaga zatwierdzenie rocznych sprawozdań finansowych, zmiana przedmiotu działalności lub siedziby. Dobrym zwyczajem jest również podejmowanie uchwał przez zarząd co do sposobu rozstrzygnięcia spraw przekraczających typowe codzienne czynności operacyjne albo przed dokonaniem w imieniu spółki czynności prawnej wyjątkowej wagi dla spółki.
Odpowiedzialność za zobowiązania
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sama odpowiada za swoje zobowiązania – całym swoim majątkiem. W tym sensie odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wysokości wkładów, które wnieśli do spółki – wierzyciele spółki będą w pierwszej kolejności do zaspokojenia z tego majątku, gdyby miał być niewystarczający dla wszystkich. Dodatkowo, gdyby spółka posiadała niespłacone długi, a wierzyciele nie mogli uzyskać spłaty w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym, wówczas mogą dochodzić należności od członków zarządu. Członkowie zarządu mogą się uwolnić od tej odpowiedzialności tylko jeśli w odpowiednim terminie złożony został wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe. Postępowania pociągające członków zarządu do odpowiedzialności za długi spółki nie należą w Polsce do rzadkości.
Zyski i opodatkowanie
Wspólnicy są uprawnieni do uczestniczenia w zyskach spółki. Zysk ten (rozumiany jako zysk wykazany w rocznym sprawozdaniu finansowym i przeznaczony do podziału), dzieli się proporcjonalnie do udziałów (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej). O podziale zysku (tj. o dokonaniu podziału w konkretnym roku) decyduje zgromadzenie wspólników w drodze uchwały. Możliwe jest przeznaczenie zysku na wypłaty dla wspólników bądź na dalszy rozwój spółki. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W konsekwencji, wypłata zysku ze spółki jest podwójnie opodatkowana – wpierw spółka płaci CIT, następnie wspólnik płaci podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) z tytułu osiągniętego zysku w postaci dywidendy.
Księgowość i inne kwestie finansowe
Na spółce z o. o. ciąży obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Dodatkowo musi ona na zakończenie każdego roku obrotowego składać do KRS sprawozdanie finansowe.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz mieć dostęp do wzorów dokumentów, które są potrzebne do założenia i prowadzenia spółki z o.o., napisz proszę krótki mail na adres kontakt@legelex.eu.
Jeśli chcesz na bieżąco otrzymywać informacje o nowych wzorach i aktualnościach prawnych, zapisz się na newsletter.
Źródła informacji:
- ustawa z 23.04.1964 Kodeks cywilny,
- ustawa z 15.09.2000 Kodeks spółek handlowych,
- ustawa z 26.07.1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- ustawa z 15.02.1992 o podatku dochodowym od osób prawnych,
Źródło zdjęcia: https://pixabay.com