Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to bardzo popularna forma prowadzenia działalności gospodarczej ze względu na bezpieczeństwo, które zapewnia przedsiębiorcom. Aby w pełni z niego korzystać, warto wiedzieć, jak optymalnie skonstruować spółkę z o. o.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, ma własną osobowość prawną, czyli stanowi podmiot zupełnie oddzielny od jej wspólników. Właśnie w ten sposób daje im wynikającą z nazwy „ograniczoną odpowiedzialność”. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Często można usłyszeć czy przeczytać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to bardzo skomplikowana i droga forma prowadzenia działalności gospodarczej. Na pewno cechuje ją większa złożoność niż jednoosobową działalność gospodarczą, choćby przez obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
Jednak właściwe skonstruowanie spółki z o. o. już na etapie jej zakładania może być proste, a potem pozwoli Ci na spokojne i bezpieczne prowadzenie biznesu. Na co zwrócić uwagę?
1) Możliwość rejestracji spółki w systemie S24
Chcąc maksymalnie uprościć proces założenia spółki, możesz skorzystać z internetowego systemu S24, nazywanego też e-KRS. Po założeniu konta i zweryfikowaniu go Profilem Zaufanym ePUAP możesz zarejestrować spółkę wykorzystując gotowe wzory dokumentów. Ich uzupełnienie zajmie Ci od kilkunastu do trzydziestu minut. Opłata za rejestrację i obowiązkowe ogłoszenie jest niższa niż przy tradycyjnej rejestracji spółki i wynosi 350 złotych. Czas oczekiwania na wpis do rejestru przedsiębiorców również jest krótszy – niekiedy zajmuje to niespełna 24 godziny. Jeśli założysz spółkę w ten sposób, późniejszych zmian też możesz dokonywać w systemie S24, na przykład gdy zmieni się skład zarządu czy adres rejestrowy.
2) Wybór adresu rejestrowego
Adres rejestrowy spółki może pokrywać się z miejscem, gdzie faktycznie spółka funkcjonuje. Sprawa jest prosta w sytuacji, gdy np. prowadzisz stacjonarną działalność i pod tym adresem przebywa osoba mogąca obsłużyć klientów lub odebrać korespondencję.
Jeśli Twoja spółka ma inny charakter i nie chcesz przywiązywać się do określonego miejsca (np. chcesz mieć możliwość elastycznego wyboru miejsca pracy lub często spotykasz się z klientami w różnych miejscach) możesz dla spółki skorzystać z usług tzw. biura wirtualnego, które za niewielką opłatą udostępni swój adres do rejestracji w KRS. Dla niewielkich biznesów (również w formie sp. z o.o.) jest to bardzo wygodne rozwiązanie i w zupełności legalne. Zyskujesz neutralny adres prowadzenia działalności (dzięki temu np. w przypadku braku stacjonarnego biura nie musisz posługiwać się swoim adresem domowym), a dodatkowo w pakiecie otrzymujesz najczęściej obsługę korespondencji (osoba odpowiedzialna z ramienia biura, za Twoim upoważnieniem odbierze, zeskanuje i prześle Ci korespondencję skierowaną do Twojej spółki).
Czasem urzędy skarbowe mogą sprawdzać, czy dana spółka faktycznie istnieje i prowadzi działalność. Zadają pytania dotyczące pracy na miejscu, sposobu korzystania z lokalu i przechowywania dokumentacji. Pamiętaj, że korzystanie z wirtualnego biura jest całkowicie legalne. Nie musisz obawiać się ujawniania tych informacji. Zapewnij jedynie, aby mieć z danym biurem umowę najmu lokalu, która umożliwia zarejestrowanie spółki pod tym adresem w KRS. Taka umowa jest Twoim „tytułem prawnym do korzystania z lokalu”.
3) Przedmiot działalności
Przez długi czas standardową metodą przy rejestracji działalności gospodarczej, w tym spółek z o. o., było wskazywanie w przedmiocie działalności wszystkiego, co możliwe. Chodziło o to, by w razie potrzeby móc rozszerzyć działalność na dowolny obszar.
Zgodnie z obowiązującymi od niedawna przepisami, w KRS można zarejestrować jedynie 10 kategorii PKD. W umowie spółki możesz wskazać tych kategorii więcej, ale na potrzeby rejestracji w KRS warto się zastanowić, które z nich będą faktycznie stanowić największy obszar działalności. Pamiętaj również, że niektóre obszary działalności wymagają uzyskania koncesji lub zezwolenia. Nawet jeśli wymienisz je w swojej umowie spółki, spółka będzie mogła podjąć daną działalność dopiero po uzyskaniu wymaganych koncesji lub zezwoleń. Z kolei, jeśli planujesz poszerzenie działalności niewymagającej spełnienia szczególnych warunków, nie musisz wstrzymywać się z jej wykonywaniem do czasu wpisu nowego obszaru w KRS.
Wymienione argumenty powinny skłonić założycieli spółek z o.o. do niepodawania obszarów działalności „na zapas”.
4) Struktura udziałów
Przepisy zakładają, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością posiadającej więcej niż jednego udziałowca, ani spółka, ani udziałowcy nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu w ZUS. Tymczasem udziałowiec jednoosobowej spółki z o. o. podlega już takiemu ubezpieczeniu i to w pełnym wymiarze składek – nie skorzysta z preferencji dla nowych przedsiębiorców.
Chcąc korzystać z opisanych przywilejów, założyciele czasem konstruowali spółki z o.o. w ten sposób, by występowało w niej dwóch udziałowców, ale jeden zdecydowanie dominował nad drugim. Przy czym miało to na celu wyłącznie skorzystanie z braku obowiązku płacenia składek ZUS. Wspomniana dominacja wyrażała się na przykład w strukturze udziałów 99:1. W końcu urzędy skarbowe zaczęły takie rozwiązania kwestionować i traktować je jako jednoosobowe spółki z o. o., których jedyny udziałowiec podlega składkom ZUS. Urzędy miały do tego prawo – powołując się na oczywiste obejście przepisów. Dlatego jeśli planujesz założenie spółki z o.o. wraz z ze wspólnikiem albo wspólnikami i nie chcesz narazić się na zarzut obejścia przepisów, logiczna na wydaje się bardziej zrównoważona udziałów – choćby 80:20.
5) Zarząd z powołania
W kontekście składek ZUS nie sposób pominąć członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pierwszy zarząd można powołać już w umowie spółki, a jeśli ktoś miałby zacząć pełnić tę funkcję później – typowo może go powołać zgromadzenie wspólników w drodze uchwały. Jeśli powołanie jest jedyną podstawą pełnienia funkcji członka zarządu, taki członek zarządu nie podlega pod obowiązkowe składki ZUS. Gdyby jednak został zatrudniony na przykład w oparciu o umowę o pracę – będzie już podlegał takiemu oskładkowaniu z tytułu pełnionej funkcji członka zarządu.
Wynagrodzenie funkcyjne członka zarządu z powołania ustala się odrębną uchwałą (co do zasady uchwałą zgromadzenia wspólników). W ten sposób będzie ono podlegało jedynie odprowadzeniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT).
Podstawy prawne
- Ustawa z 15.09.2000 Kodeks spółek handlowych
- Ustawa z 20.08.1997 o Krajowym Rejestrze Sądowym
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz mieć dostęp do bezpłatnych materiałów dotyczących prowadzenia biznesu, napisz proszę krótki mail na adres kontakt@legelex.eu.
Jeśli chcesz na bieżąco otrzymywać informacje o nowych wzorach i aktualnościach prawnych, zapisz się na newsletter.
PRZECZYTAJ POWIĄZANY ARTYKUŁ:
Dwie metody zakładania spółki – tradycyjna i on-line
Cześć! Nazywam się Magda Parzyszek. Jestem radcą prawnym.
Od kilkunastu lat doradzam przedsiębiorcom, jak bezpiecznie zakładać, rozwijać i przekształcać ich biznesy. Więcej dowiesz się w zakładce O mnie.
Jeśli chcesz na bieżąco dostawać wskazówki prawne dla biznesu, bezpłatne wzory i materiały, zapisz się na newsletter.